Helpdeskmedewerker BIJ12 Loket

Dit zijn wij

BIJ12 is onderdeel van de vereniging Interprovinciaal Overleg (IPO) en werkt voor alle Nederlandse provincies. Wij bundelen kennis en verstrekken informatie over de fysieke leefomgeving. Ook zorgen we voor uniformiteit in informatievoorziening en de uitvoering van provinciale regelingen. Goed opdrachtnemerschap, resultaatgericht werken en samenwerken vinden we daarbij heel belangrijk.

Over het team

Het BIJ12 Loket bestaat uit tien enthousiaste collega’s. Het team ondersteunt vooral de unit Faunazaken bij telefonische en schriftelijke vragen over faunaschade, inclusief wolvenschade. Ook het Landelijk Informatiepunt Wolven is hier belegd. Verder werken we aan uitbreiding van de dienstverlening, bijvoorbeeld richting beheer van informatievoorziening middels ICT-applicaties. Hiërarchisch valt het Loket onder het Expertiseteam Stikstof & Natura 2000, één van de vier units binnen BIJ12. Het Loket acteert als een team op zich en werkt veel samen met mensen uit de hele BIJ12 organisatie. Bij het BIJ12 Loket combineren we professionaliteit met een open en gezellige werksfeer: we beantwoorden vragen snel en zorgvuldig, ondersteunen elkaar, delen kennis en maken ook tijd voor ontspanning, bijvoorbeeld tijdens een teamborrel.

Jouw rol en impact als helpdeskmedewerker BIJ12 Loket

Als helpdeskmedewerker ben jij hét eerste aanspreekpunt voor vragen over belangrijke  maatschappelijke thema’s,  zoals faunaschade en wolvenschade. Je schakelt dagelijks met provincies, adviesbureaus en grondgebruikers.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het ondersteunen van gebruikers van MijnFaunazaken bij aanvragen, zoals tegemoetkomingen voor faunaschade of vermoedelijke wolvenschade.
• Zorgen voor een nauwkeurige administratieve afhandeling en het actief bewaken van de afspraken die zijn gemaakt met de klant.
• Het achterhalen van de exacte vraag en deze, indien nodig, doorzetten naar de tweedelijns binnen de organisatie.
• Meedenken over de optimalisatie van de BIJ12-website en het doen van voorstellen voor procesverbetering. (Je bent niet verantwoordelijk voor besluitvorming, aansturing of implementatie).

Hoe kan jouw werkdag eruitzien?

Het is woensdag: de vaste kantoordag voor het BIJ12 Loket. Je start de dag met een kop koffie en checkt de binnengekomen vragen via het portaal MijnFaunazaken en de lopende dossiers in TOPdesk. Terwijl je dit doet, gaat de telefoon: een veehouder belt om een aanvraag voor tegemoetkoming in wolvenschade in te dienen. Je helpt de veehouder bij het invullen van het registratieformulier. Je achterhaalt zijn of haar vraag en geeft het juiste antwoord – wat ook een procesantwoord kan zijn – en legt alles zorgvuldig vast in TOPdesk. Dankzij jouw gestructureerde manier van werken blijft alles overzichtelijk en kunnen collega’s snel zien wat er is gedaan en waar zij eventueel kunnen overnemen.

Later op de ochtend is het tijd voor het teamoverleg. Het is midden in de week, dus samen checken jullie de voortgang van de lopende dossiers en bespreken jullie wat er deze week nog extra aandacht nodig heeft.

Tijd voor lunch! De telefoonlijnen van het Loket zijn gesloten van 12:00 tot 13:00 uur. Je werkt midden in het centrum van Utrecht, dus samen met collega’s ga je naar buiten voor een wandeling en een broodje. Na een half uur pauze pak je de draad weer op en begeleid je een nieuwe collega bij het beantwoorden van telefoontjes en wissel jij jouw ervaringen uit via het buddy-systeem. Om 13:00 uur gaan de lijnen weer open. Wanneer je geen telefoontjes beantwoordt, duik je TOPdesk in en kijk je welke vragen je zelf kunt oppakken en welke moeten worden doorgezet naar een inhoudelijk expert binnen BIJ12 of naar externe partijen. Eén van de vragen die je zelf kunt oppakken betreft een intern uitgezette vraag aan een collega over de status van een tegemoetkoming. Je verneemt van je collega wat de status is, zodat je dit kunt terugkoppelen aan de aanvrager. Na verwerking van deze terugkoppeling in TOPdesk kun je de openstaande actie op succesvol afgehandeld zetten! Je hebt hier een tevreden gevoel over, omdat je hierdoor je collega’s hebt weten te helpen in een afronding. Tijdens het uitvoeren van de actie krijg jij een idee om doorlooptijd van aanvragen te versnellen.

Aan het einde van de dag stem je nog even met je team af over een aantal aanvragen die openstaan en zorg je dat het Loket goed bereikbaar blijft voor de volgende werkdag. Geen dag is hetzelfde: je combineert klantcontact, administratie, samenwerking, procesverbetering én maatschappelijke impact, terwijl je eigenaarschap en collegialiteit toont.

Dit bieden we jou

• Een dienstverband voor 32 tot 36 uur per week (0,89 tot 1 fte) van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren.
• Een salaris van minimaal € 3.090,42 en maximaal € 4.338,84 bruto per maand (afhankelijk van ervaring, salarisschaal 8  IPO – CAO provincies) op basis van 36 uur per week.
• Naast je salaris een individueel keuzebudget (IKB) van 22,37%. Dit is inclusief o.a. 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering. Het IKB kan maandelijks worden uitgekeerd of worden gespaard. Je kunt het IKB inzetten voor verschillende doelen, bijvoorbeeld het aflossen van een studieschuld bij DUO tot maximaal € 1.250,- per kalenderjaar, dit gedurende maximaal 6 jaar.
• Volledige eerste klas OV-vergoeding voor woon-werkverkeer.
• Een moderne, open én flexibele werkomgeving op loopafstand van Utrecht Centraal Station en Den Haag Centraal Station.
• Persoonlijk Ontwikkelbudget van € 6.000,- per 5 jaar.
• Een ABP-pensioen.
• Een eigen laptop en mobiele telefoon.

Dit breng je mee

Je bent klantgericht, vriendelijk, behulpzaam en hebt een professionele werkhouding. Je vindt het leuk om je in meerdere onderwerpen te verdiepen en kunt snel schakelen tussen die verschillende onderwerpen en werkzaamheden. Je werkt zelfstandig, maar bent tegelijkertijd ook graag onderdeel van een team dat samen de klus klaart. In goede afstemming met je collega’s zorg je voor een optimale bereikbaarheid van het BIJ12-Loket. Verder heb je oog voor kwaliteit en details en kun je je werk goed plannen en organiseren.

Verder heb je:

• Een afgeronde MBO opleiding niveau 3.
• Globale kennis van de diverse aandachtsgebieden van BIJ12 (pré).
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring als helpdeskmedewerker en met het beantwoorden of doorzetten van telefonische en schriftelijke klantvragen.
• Ervaring met het administratief vastleggen van vragen en antwoorden in systemen als TOPdesk.

Kom jij bij BIJ12?

Ben je enthousiast geworden en zou dit weleens dé nieuwe baan voor jou kunnen zijn? Stuur dan je motivatiebrief samen met je cv naar recruitment via vacature@bij12.nl. Doe dit uiterlijk op 16 februari 2026. Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Miranda van de Vooren (dagelijkse aansturing Loket), via 06 – 2747 1463. Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Dan kun je contact opnemen met Makambe Jeltes (recruiter) via 06 – 1136 4274 of vacature@bij12.nl.

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.