Unit- & managementondersteuner

Dit zijn wij

Werken bij Vereniging het Interprovinciaal Overleg (IPO) betekent bijdragen aan iets groters! Als koepelorganisatie van de twaalf provincies werken we dagelijks aan oplossingen op regionaal, nationaal en Europees niveau die Nederland vooruithelpen. We ondersteunen provincies bij vraagstukken als netcongestie, woningbouw, natuur en stikstof. Dat doen we via drie organisatieonderdelen die elkaar versterken: het IPO in Den Haag, BIJ12 in Utrecht en het Huis van de Nederlandse Provincies (HNP) in Brussel. Je werkt samen met betrokken collega’s in een dynamisch netwerk van overheden en maatschappelijke organisaties, in een open sfeer met ruimte voor eigen initiatief.

Over de unit

Je wordt onderdeel van unit GBO. De gehele unit bestaat uit een multidisciplinair team van zo’n 50 enthousiaste en gemotiveerde medewerkers. Professionaliteit, integriteit EN een open, gezellige werksfeer vinden we heel belangrijk. De organisatie en ook deze functie zijn ook nog volop in ontwikkeling. De inhoud kan daarom aan verandering onderhevig zijn.

Jouw rol en impact als unit- & managementondersteuner

• Vanuit de ondersteunende rol ben jij de proactieve en adviserende schakel in de ondersteuning van de unit, de manager en de coördinator.
• Voorbereiden en ondersteunen van interne en externe overleggen (o.a. unitoverleg, strategische en tactische overleggen, overleg met inkoop, HR en financiën) met agenda, verslaglegging en bewaking van actiepunten.
• Je bent de brug tussen de unit en de afdeling Bedrijfsvoering.
• Je houdt voor de unit de bedrijfsvoeringsprocessen in beeld, met name inkoop, inhuur, facturatie en HR en adviseert over optimalisatie daarvan.
• Je voert ondersteunende en administratieve taken uit bij inkoop-, inhuur-, wervings- en facturatie-trajecten van de unit.
• Je ondersteunt de unit met overzichten, op basis van informatie van Bedrijfsvoering. Voorbeelden hiervan zijn financiële rapportages, personeelsoverzichten (formatie, bezetting, organogram), (af)lopende en nieuwe inkoop- en inhuurcontracten.
• Overzicht, voortgang en knelpunten bespreek je wekelijks met de coördinator.
• Je ondersteunt bij het plannen en voorbereiden van teksten en overzichten voor Planning Control-producten (zoals begrotingen, kwartaalrapportages, werkplannen) in samenwerking met de coördinator. Je bewaakt de planning, spoort en spreekt aan en zorgt voor tijdige levering van onze deelproducten bij de directiesecretaris.
• Uitvoeren van administratieve taken rondom instroom, doorstroom en uitstroom van nieuwe medewerkers en ingehuurde krachten.
• Organisatie en communicatie rondom unitbrede activiteiten.
• Het plannen van goede-, voortgangs-, intake-, evaluatie- en exitgesprekken in samenwerking met het secretariaat en HR.
• Ondersteunen bij complex agendabeheer van de unitmanager en de coördinator.

Hoe kan jouw werkdag eruitzien?

Je start de dag op kantoor in Utrecht met een kop koffie en een praatje bij het koffieapparaat. Daarna open je de mailbox en zie je dat verschillende verzoeken zijn binnengekomen, bijvoorbeeld een aantal openstaande facturen die nog niet zijn goedgekeurd. Je controleert of de facturen goed zijn ingeboekt en zoekt vervolgens de collega’s op die de goedkeuring kunnen geven. Je gaat verder met het invullen van de gegevens van een nieuwe inhuurmedewerker in het inhuuroverzicht, en ziet gelijk dat er een aantal inhuurcontracten aflopen eind volgende maand. Tegen het einde van de ochtend meld je dit in het wekelijkse overleg met de coördinator, en nemen jullie vervolgens samen de prioriteiten voor de komende week door.

Na het overleg is het tijd voor lunch! Samen met collega’s haal je een broodje in het centrum van Utrecht. Terug op je werkplek zie je dat er overmorgen een overleg staat waarvoor afgesproken actiepunten nog niet zijn afgerond. Jij ziet de urgentie en herinnert actiehouders aan de deadline. Later vraagt een collega jouw hulp bij het aangaan van een nieuwe inkoopopdracht. Samen nemen jullie het proces door en leveren jullie de aanvraag aan bij de inkoopafdeling.

Voordat het tijd is om af te sluiten, belt de unitmanager om te vragen wat er nog moet gebeuren voor de onboarding van een nieuwe medewerker die volgende week start. Je bevestigt dat je de nieuwe medewerker vorige week hebt aangemeld en dat alle spullen op tijd klaar zullen staan. Met een voldaan gevoel klap je je laptop dicht: geen dag is hetzelfde, maar dankzij jouw overzicht, organisatietalent en snelle schakelen loopt alles op rolletjes.

Dit bieden wij jou

• Een dienstverband voor 32 tot 36 uur per week van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren.
• Een salaris van minimaal € 3.473,71 en maximaal € 4.886,42 per maand (afhankelijk van ervaring, salarisschaal 9 CAO Provincies) op basis van 36 uur per week.
• Naast je salaris een individueel keuzebudget (IKB) van 22,37%. Dit is inclusief o.a. 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering. Het IKB kan maandelijks worden uitgekeerd of worden gespaard. Je kunt het IKB inzetten voor verschillende doelen, bijvoorbeeld het aflossen van een studieschuld bij DUO tot maximaal € 1.250,- per kalenderjaar, dit gedurende maximaal 6 jaar.
• Volledige eerste klas OV-vergoeding voor woon-werkverkeer.
• Een moderne, open én flexibele werkomgeving op loopafstand van Utrecht Centraal Station.
• Persoonlijk Ontwikkelbudget van € 6.000,- per 5 jaar.
• Een ABP-pensioen.
• Een eigen laptop en mobiele telefoonregeling.

Dit breng je mee

Je bent klantgericht, vriendelijk, oplossingsgericht, vrolijk, resultaatgericht, collegiaal en je kunt goed omgaan met pieken in werkdruk. Je vindt het leuk om je in meerdere onderwerpen te verdiepen, neemt initiatief en kunt snel schakelen tussen verschillende onderwerpen en werkzaamheden. Je weet snel overzicht te creëren en te behouden. Je werkt zelfstandig EN bent graag onderdeel van het aansturingsteam van de unit, waarmee je samen de klus klaart. In goede afstemming met betrokkenen zorg je voor een optimale facilitering van het werk van de unit. Je werkt integer met de jou toevertrouwde gegevens en informatie. Verder heb je oog voor kwaliteit en details, kun je eigen werk en de agenda van de unitmanager goed plannen en organiseren.  Jij regelt het!

Verder heb je: 

• Een MBO+ werk- en denkniveau, bijvoorbeeld officemanagement.
• Ervaring als managementondersteuner (minimaal 3 jaar).
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Een professionele en integere werkhouding.
• Ervaring met het creëren en behouden van overzicht in (financiële) administratie(s).
• Globale kennis van de diverse aandachtsgebieden van BIJ12 (pré).

Kom jij werken als unit- & managementondersteuner bij BIJ12?

Ben je enthousiast geworden en zou dit weleens dé nieuwe baan voor jou kunnen zijn? Stuur dan uiterlijk 19 april 2026 je motivatiebrief en cv naar de afdeling recruitment via vacature@bij12.nl. Heb je vragen over de functie of de sollicitatieprocedure? Neem gerust contact op met Makambe Jeltes (recruiter). Je kunt bellen of WhatsAppen via 06 – 11364274.

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.